Big Paper SIT
Kesuksesan Penerapan IS
(Case study Bank Mandiri)
1 Kesuksesan
Berikut adalah sebagian dari keberhasilan yang diperoleh bank Mandiri dalam pengimplementasian IS:
· Atas keberhasilan Transformasi IT melalui implementasi program eMas (Enterprise Mandiri Advanced System) dan penerapan IT Governance, bank Mandiri berhasil memperoleh berbagai penghargaan dan sertifikasi, antara lain penghargaan MIS Asia Award 2004 untuk kategori IT Governance, Warta Ekonoli; the 4th e-Company Award 2005, pencapaian ISO 9001:2000 untuk Data Center serta menjadi case study pada berbagai forum internasional (antara lain IDC- Financial Insight, IBM dan Microsoft).
· Dalam hal penerapan teknologi informasi, pada tahun 2007 bank Mandiri juga memperoleh penghargaan Best e-Corp sebagai Best IT System dari majalah SWA. Penghargaan ini merupakan pengakuan atas keunggulan penerapan sistem teknologi informasi Bank Mandiri yang secara nyata telah memberikan manfaat bisnis.
· Dalam hal keamanan transaksi nasabah dan stabilitas sistem bank Mandiri meraih sertifikasi ISO 27001:2005 - Information System Security Management meliputi pengelolaan information security seluruh aktivitas perbankan melalui unit kerja IT, termasuk desain, pengembangan, implementasi, operasional, dan pemeliharaan Disaster Recovery Center (DRC). Sedangkan di bidang Trade Service Operation – Bills Processing Center Jakarta juga berhasil meraih sertifikasi ISO 9002:2001, disamping mempertahankan sertfikasi ISO9000:2001 untuk Domestic Payment, International Payment dan Treasury Operations.
· Bank Mandiri berhasil menekan error rate hingga 0,00156% untuk treasury operation dan error rate outgoing RTGS hingga 0%.
2 Profil perusahaan
Bank Mandiri yang didirikan pada tanggal 2 Oktober 1998 merupakan bagian dari program restrukturisasi perbankan yang dilaksanakan oleh pemerintah Indonesia. Empat bank milik pemerintah yang bergabung menjadi bank Mandiri tersebut adalah Bank Bumi Daya, Bank Dagang Negara, Bank Ekspor Impor Indonesia dan Bank Pembangunan Indonesia,
Setelah selesainya proses merger, Bank Mandiri kemudian memulai proses konsolidasi. Diantaranya adalah dengan menutup 194 kantor cabang yang overlap dan mengurangi jumlah pegawai dari 26.000 menjadi 17.620. Selanjutnya diikuti dengan peluncuran single brand di seluruh jaringan melalui iklan dan promosi.
Bank Mandiri mewarisi sembilan core banking system dari keempat legacy bank dan kurang lebih 120 data center, dimana masing-masing sistem memiliki karakteristik desentralisasi. Selain itu, infrastruktur hardware, software maupun jaringan teknologi informasinya sangat beragam. Bahkan, di dalam stu bank legacy terdapat lebih dari satu core banking system dengan produk yang tidak terstandarisasi, yakni ada dua aplikasi yang berbeda, baik ATM maupun treasury dan Trade Finance.
Para Nasabah dari bank Mandiri merupakan para penggerak utama perekonomian Indonesia. Berdasarkan sektor usaha, nasabah bank Mandiri bergerak pada berbagai bidang usaha yang sangat beragam khususnya makanan dan minuman, pertanian, konstruksi, kimia dan tekstil.
Bank Mandiri bekerja berdasar prinsip-prinsip good corporate governance, pengawasan dan kepatuhan yang sesuai dengan standar internasional.
Bank Mandiri memiliki total aktiva mencapai lebih dari Rp. 300 triliun dengan 21 ribu lebih karyawan yang tersebar di 956 kantor cabang dalam negeri dan 6 cabang luar negeri termasuk perwakilannya.
Bank Mandiri memberikan pelayanan dalam berbagai bidang, diantaranya adalah investment banking, perbankan syariah serta bancassurance bagi nasabah perusahaan swasta mupun milik Negara, komersial, usaha kecil dan mikro serta nasabah consumer.
3 Keselarasan business process, IT & People
Dalam rangka untuk mencapai keselarasan business process, IT & people, bank Mandiri Membentuk Direktorat Technology & Operations yang mempunyai visi untuk menyediakan layanan "utility based processing" yang agile untuk mendukung unit bisnis mencapai target pertumbuhan bisnis dan memberikan manfaat "economies of scale" bisnis.
Salah satu dari bagian people adalah system user yang termasuk juga didalamnya adalah para nasbah sebagai pengguna sistem. Dalam keselarasan business process, IT & people untuk layanan Supply Chain Bank bagi nasabah commercial dan corporate serta Transaction Bank untuk seluruh segmen nasabah diwujudkan dengan implementasi Service Oriented Architecture, infrastruktur Enterprise Application Integration dan platform Host to Host Integration. Kapabilitas ini dapat mempercepat integrasi sistem dan solusi teknologi baik di internal maupun eksternal Bank Mandiri, sehingga aliansi dengan nasabah dalam bentuk jaringan payment chain value dapat dilaksanakan secara cepat dan berbiaya rendah.
Disisi lain, beragamnya customer base bank Mandiri menuntut kemampuan untuk mengintegrasikan, menyediakan dan memodifikasi payment service sesuai dengan kebutuhan tiap segmen. Salah satu layanan untuk mewujudkan hal tersebut adalah customization tingkat detail informasi transaksi nasabah sesuai kebutuhan yang dapat ditampilkan di laporan rekening dan passbook, sehingga memudahkan nasabah melakukan rekonsiliasi. Layanan ini tentunya harus didukung dengan IT dan business process yang matang agar menjadi mudah bagi customer untuk menjalankannya.
Dalam penerapan program eMas (Enterprise Mandiri Advanced System), bank Mandiri menyediakan dana tersendiri untuk 14.000 karyawan melakukan training di 42 lokasi selama 10 bulan untuk menyelaraskan elemen people bank Mandiri dengan IT & business proses yang baru.
4 Metode pengembangan IS yang dipilih
Dari penyatuan empat bank pemerintah yang memiliki core banking system yang berbeda-beda, data center yang berbeda-beda, serta infrastruktur baik hardware, software maupun jaringan yang berbeda-beda maka pada awal bank Mandiri melakukan evaluasi atas core banking system dari keempat bank legacy. Dan pada akhirnya bank Mandiri memutuskan untuk mengembangkan IS nya dengan cara memodifikasi sistem core banking Bank Exim (BEST) untuk memenuhi kebutuhan standar produk awal bank Mandiri yang kemudian disebut dengan MASTER (Mandiri Sistem Terpadu).
Berdasar hasil evaluasi atas core banking system dari keempat bank legacy tersebut sistem core banking Bank Eximlah yang dianggap terbaik dari keempat sistem yang ada pada keempat legacy bank dan yang paling memungkinkan untuk direkomendasikan sebagai standar sistem paling memungkinkan untuk diimplementasikan sesuai dengan time frame legal merger.
Sistem core banking bank Exim telah diimplementasikan pada lebih dari 200 cabang, telah Y2K compliance dan terdapat 40 karyawan bank Exim memahami sistem tersebut dengan baik.
MASTER hanya sebuah solusi sementara jangka pendek untuk dapat secepatnya beroperasi dalam satu platform. MASTER tidak dapat mendukung kebutuhan bisnis dan visi bank Mandiri untuk masa mendatang karena MASTER dibuat pada pertengahan tahun 1980an untuk keperluan bank dengan segmen korporasi, sedangkan bank Mandiri menyasar pada segmen yang berbeda denga bank Exim yaitu segmen ritel.
Selain itu, arsitektur sistem MASTER dikembangkan dengan konsep branch- centric yang tidak dapat mendukung konsep hub and spoke. Disamping itu database yang dimiliki oleh MASTER ini cukup terbatas dan tidak dapat memenuhi kebutuhan customer view dan segmentasi nasabah yang diperlukan.
Selanjutnya dilakukan benchmarking aplikasi MASTER yang dilakukan di
5 Pemanfaatan project management
Pada saat proses pengimplentasian sistem MASTER, dilaksanakan dua proyek sekaligus secara parallel, yaitu proyek pengimplementasian sistem MASTER dan proyek menghadapi masalah Y2K.
Pemngimplementasian pilot project MASTER sendiri dilakukan dalam dua tahap.
· Pertama, dilaksanakan pada bulan Juli 1999 di enam cabang pilot tanpa menggunakan konsep Hub and Spoke dan uji coba konsep Hub & Spoke pada satu hub yang membawahi dua puluh spoke dilakukan pada bulan Oktober 1999.
· Kedua, pada bulan November 1999 roll out MASTER dihentikan sementar untuk persiapan menghadapi Y2K compliance dan dilanjutkan kembali pada bulan Februari 2000, setelah diyakini bahwa sistem MASTER telah memnuhi Y2K compliance.
Setelah dilakukan penggantian sistem dan dijalankannya proyek eMAS (Enterprise Mandiri Advanced System) senilai US$ 173 juta selama 3 tahun yang mencakup empat inisiatif utama yaitu:
· Memperkaya dan memperbarui delivery channel.
· Membangun sistem core banking baru yang terintegrasi.
· Membangun MIS didukung teknologi Data Warehouse terkini.
· Memperkuat dan memperbarui sistem infrastruktur yang reliable.
didukung oleh anggota tim sebanyak 500 orang, 32 proyek, 18 system interfaces dan 128 sub modul.
6 Keselarasan visi perusahaan dan IS
Dalam hal keselarasan visi perusahaan dengan visi information system, bank Mandiri dapat dikatakan cukup konsisten menggunakan information system sebagai support system atas kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan. Hal ini terlihat dari penyusunan IT Strategic Plan (ISP) 2001-2003 yang diterapkan pada bank Mandiri sebagai pedoman untuk pengembangan teknologi informasi perusahaan disusun berdasarkan pada visi Corporate Business Plan dan Business Strategy Bank Mandiri untuk mendukung visi jangka pendek bank Mandiri menjadi Universal Bank.
Dari sini dapat kita lihat bahwa secara konseptual, bank Mandiri membreakdown dari visi perusahaan hingga visi-visi yang lebih operasional. Dengan pembreakdownan visi ini, ketika semua visi dijalankan dengan semestinya maka tidak akan terjadi tumpang tindih wilayah kewenangannya dan masing-masing bagian akan menjadi pendukung bagi bagian yang lain untuk mencapi tujuan perusahaan.
6.1 Visi perusahaan
Visi jangka panjang bank Mandiri adalah menjadi "Regional Champion Bank", yang akan dicapai melalui 2 tahapan yaitu menjadi "Universal Bank" dan kemudian dilanjutkan dengan menjadi "Dominant Multi-Specialist Bank", yang berakhir pada "Regional Champion Bank".
6.2 Visi IS
IT Strategic Plan (ISP) 2001-2003 yang merupakan pedoman bagi pengembangan teknologi informasi yang diterapkan pada bank Mandiri disusun berdasarkan visi Corporate Business Plan dan Business Strategy Bank Mandiri. ISP ini dikembangkan untuk mendukung visi jangka pendek bank Mandiri menjadi Universal bank meski harus didukung dengan pendanaan yang besar, teknologi informasi yang canggih dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan, manajemen resiko dan SDM yang handal.
Rencana ISP tersebut dijadwalkan akan selesai dalam kurun waktu tiga tahun, yang terdiri dari 4 inisiatif utama, yaitu:
· Memperkaya dan memperbarui Delivery Channel, menyediakan layanan perbankan multi channels untuk kemudahan dan kenyamanan nasabah.
· Membangun sistem Core Banking baru yang terintegrasi, sehingga memungkinkan pengembangan produk secara lebih mudah dan fleksibel, serta membuat fitur produk yang customer oriented.
· Membangun Management Information System didukung dengan teknologi Data Warehouse terkini untuk mendukung pengelolaan resiko, kepatuhan dan pengambilan keputusan.
· Memperkuat dan memperbarui sistem infrastruktur yang reliable.
Berdasar ISP 2001-2003 inilah, mulai bulan Agustus 2001, bank Mandiri mulai menggunakan Program eMas (Enterprise Mandiri Advanced System) yang bertujuan untuk mencapai kesetaraan tingkat persaingan melalui proses transaksi yang terintegrasi, peningkatan dan perluasan jaringan distribusi, serta pendayagunaan fungsi MIS, sehingga memiliki infrastruktur IT yang handal dan aplikasi yang fleksibel untuk mendukung visi jangka pendek bank Mandiri menjadi Universal Bank.
Dengan kejelasan visi IS yang telah diselaraskan dengan visi perusahaan, bank Mandiri berani menginvestasikan dana sebesar US$ 173 juta untuk menjalankan program eMas (Enterprise Mandiri Advance System) tersebut dalam kurun waktu 3 tahun yang dilaksanakan pada 701 cabang, 6 City Operations dan kantor pusat hingga mampu melayani 6 juta nasabah dengan 7 juta rekening, termasuk pelatihan kepada 14.000 karyawan di 42 lokasi selama 10 bulan.
Dengan telah selesainya implementasi program eMas yang sejak awal telah didesain untuk memiliki karakteristik yang mudah dan dapat beradaptasi denan perubahan-perubahan yang terjadi tersebut, bank Mandiri saat ini telah memiliki infrastruktur teknologi informasi yang handal dan sistem aplikasi yang felksibel untuk mendukung visi perusahaan menjadi Universal Banking untuk menuju Regional Champion Bank. Program eMas juga telah berhasil membangun pondasi yang kokoh bagi aplikasi, informasi dan infrastruktur yang secara strategis mampu menunjang kebutuhan bisnis saat ini dan mengantisipasi pertumbuhan ke depan melalui pengembangan produk dan layanan baru, ekspansi jaringan, penambahan fitur, serta merger dan akuisisi.
7 Tantangan yang dihadapi IS leadership
7.1 Rapid technological change
Dengan telah dimilikinya acuan pengembangan IT yaitu dengan ISP, maka bank Mandiri menjadi lebih terarah dalam mengembankan sistem maupun teknologi yang akan digunakan meskipun perubahan teknologi sangat cepat.
Bank Mandiri hanya mengembangkan sistem dan teknologi berdasarkan acuan pengembangan ISP meskipun tetap mengikuti perkembangan teknologi. Dengan demikian, ketika terdapat teknologi baru, maka pihak bank Mandiri tidak akan gegabah menggunakan teknologi baru tersebut, terkecuali memang diperlukan dan sesuai dengan acuan pengembangan ISP.
7.2 Exploding applications and data
Pada bank Mandiri, ada beberapa hal yang menjadi perhatian dalam pengelolaan data, yaitu:
· Timeless: data harus tersedia pada watunya untuk mengantisipasi perubahan bisnis yang cepat.
· Usability: data harus sesuai dengan kebutuhan user.
· Completeness: data yang lengkap akan dapat memberikan gambaran bisnis yang lebih baik, sehingga pada saat pemasukan data (data entry), field-field penting telah dibuat mandatory dan default value.
· Correctness: ketepatan data untuk digunakannya parameter table untuk meminimalisir kesalahan pengetikan (typing error).
· Precision: memastikan bahwa data tetap lengkap dan sesuai (tidak ada data yang hilang atau berubah).
· Lack of abiguity: kesamaan persepsi atas data diperlukan untuk menghindari misinterpretasi.
Untuk mendukung penyediaan data dan informasi yan glengkap, akurat, tepat waktu dan konsisten maka dibentuk Enterprise Informaton Architecture yang bersifat "agile & adaptive" dan comply dengan Basel II.
Disamping itu dalam pengelolaan data perbankan harus juga memperhatikan mengenai keamanan datanya, dan bank Mandiri, sesuai ISP 2004-2007 telah memiliki security framework yang memberikan landasan bagi pengembangan dan implemntasi inisiatif-inisiatif I&T security.
7.3 growth in business management understanding of technology
Dalam kaitannya dengan business management understanding of technology, maka kebutuhan yang terkait dengan para business management seperti misalnya pelaporan telah diperhatikan dengan baik oleh IT bank Mandiri, yaitu dengan mengelola data untuk mendukung pelaporan, baik internal maupun eksternal dengan memperhatikan prinsip availability, consistency dan integrity.
Saat ini, sebagian besar proses pelaporan telah berjalan secara otomatis, meski terdapat beberapa yang masih diperukan adanya intervensi/ pengontrolan dari unit terkait untuk dilakukan adjustment sesuai keputusan manajemen, maupun adanya temuan audit internal dan eksternal.
Walaupun demikian, diakui pihak IT bank Mandiri, bahwa masih terasa terdapat kekurangoptimalan waktu pemrosesan pembentukan data menjadi informasi, serta kurangnya pemahaman terhadap kebutuhan laporan dan data yang tersedia. Untuk itu diperlukan upaya performace tuning pada database maupun porgram, termasuk simplifikasi laporan dan reengineering proses pembentukan laporan.
7.4 frequent external shocks
Pihak bank Mandiri telah melakukan pengantisipasian external shocks dengan menggunakan Business Intelligence (BI). Saat ini analisiss Business Intelligence sudah digunakan oleh unit bisnis untuk pengambilan berbagai keputusan strategis, meskipun sementara ini penggunaannya masih dalam tahap sales dan marketing product.
Tetapi, untuk lebih mengoptimalkan penggunaannya perlu disusun datamart (subset dari Data warehouse yang berisi data yang lebih spesifik yan gbersifat departemental) yang lebih komprehensif dan peningkatan pemahaman, baik oleh IT maupun user untuk menghindari adanya kesalahan interpretasi (mis- interpretation).
8 Daftar pustaka
Ebizzasia, Vol IV, Nomor 35.
Ebizzasia, Vol IV, Nomor 36.
Ebizzasia, Vol IV, Nomor 37.
Laporan Tahunan PT Bank Mandiri periode Tbk. 2007. Bank Mandiri.
Martin, E Wainright, et al, 2005. Managing Information Technology, 5th Edition, Pearson Prentice Hall, US.
